各单位、各部门：

由于学校档案室自2017年6月至11月开展搬迁及原有档案整理工作，2016年档案未能及时收集。为进一步加强学校档案的建设与管理，使学校档案管理更加规范化、科学化，根据学校工作需要，经研究决定，自2018年4月9日起，对2016年档案材料进行补收。现将有关事宜通知如下：

一、立卷归档时限

自2018年4月9日开始至6月7日结束（补交时间安排见附件1）。

二、收集范围

在2016年期间，学校各单位、各部门在学校公务活动中形成的具有保存价值的文字、图标、声像、实物、数字化信息等不同形式、不同载体的历史记录（见附件2）。

三、收集要求

1．要求档案数量充分、质量优化，门类齐全、结构完整。各单位、各部门所收集的档案能全面反映本单位、本部门2016年的工作情况。

2．要求档案唯一性。各单位、各部门收集档案时要纵向考虑，同一份档案不能两个及两个以上部门提交（可由牵头方整理提交），保证档案唯一性。

3．产生文书档案的单位、部门要将收到的文件和根据文件要求办理所产生的相关资料一起提交，便于今后查找各单位、各部门办理业务历史记录。凡归档的纸质文件应尽量提供原件。

4．要求档案整理规范。整理后连同电子卷内目录一并由各部门兼职档案员提交至档案室（行政楼101）。

卷内目录一律用A4纸打印，卷内目录已经上传至档案工作群共享文件，也可在学校办公室网站首页—下载专区栏目中下载。在编制目录过程中采用宋体11号字，不得随意更改字体和原始表格栏目。

5．如相应材料有电子文档的，请按要求做好归类后一并移交。如有视频、音频和图片等材料，请筛选典型和重点，并做好文字说明后移交。材料移交时请与档案管理员认真做好档案交接登记签字手续。

6．如有材料，不在所对应的归档目录范围内，但有保存价值的，请收集单位、部门整理好后一起移交。

7．为确保各单位、各部门移交档案材料的完整性，避免造成档案材料的遗漏，请各单位、各部门负责人认真审查归档收集的材料及卷内目录，并确认签字。

附件：1．各部门补交2016年档案材料时间安排.xls

2．40001百老汇网址各单位材料归档范围及保管期限.xls

     3．卷内目录.xls

        学校办公室档案室

         2018年4月4日